Як визначити очікувану вартість для предмету закупівлі?

Чому важливо правильно визначити очікувану вартість предмета закупівлі?

Правильне та оптимальне планування закупівлі є однією з основних передумов її успішного проведення. І надзвичайно важливим етапом планування закупівель є визначення очікуваної вартості предмета закупівлі.

Чому дане питання настільки розповсюджене? Тому що, замовники найчастіше недооцінюють важливість цього підготовчого перед закупівлею етапу.

Якщо замовник приділяє недостатню увагу даному напряму підготовки до закупівлі, наслідки можуть бути доволі неприємними, це: або зрив довгоочікуваної процедури закупівлі, що тягне за собою її подальше скасування (у разі встановлення занадто низької очікуваної вартості закупівлі); або ж надмірне витрачання бюджетних коштів (у разі якщо була встановлена вартість закупівлі вище за економічно обґрунтовану). Тому правильне визначення очікуваної вартості предмета закупівлі є важливим етапом проведення закупівель.

Закон України «Про публічні закупівлі» не надає визначення слів «очікувана вартість». Якщо своїми словами, то це орієнтовна сума предмета закупівлі, на яку замовник оголошує процедуру закупівлі, яка може підлягати коригуванню в бік зменшення за результатами аукціону, та яку замовник визначає відповідно до аналізу ринку, кошторису, фінансового плану тощо.

Закупівлі у Prozorro Market та очікувана вартість

Діяльність електронного каталогу Prozorro Market регулюється постановою КМУ №822 “Про затвердження Порядку формування та використання електронного каталогу” з урахуванням Особливостей, встановлених Постановою №1178.

Враховуючи вищезазначене, наразі у Prozorro Market можна проводити закупівлі такими способами:

• Запит пропозицій постачальників (аналог Відкритих торгів). Коли замовник оголошує Запит на набір характеристик товару, система обирає постачальників, які відповідають встановленим замовником вимогам, та з якими відбувається спрощений аукціон, де обирається найбільш економічно вигідна пропозиція, тобто закупівля проходить конкурентно. Така закупівля триває у середньому 10 днів, також не вимагає тендерної документації, є можливість завантажити власний проєкт договору.

  Дана закупівля наразі проходить без обмеження по сумі (очікуваній вартості), а тому по ЗПП (ЗЦП) можна ефективно закупити як на умовні 1000 гривень, так і на десятки мільйонів гривень!

  Очікувана вартість для такого виду закупівлі визначається за методиками, наведеними у розділах нижче.

  Увага: наголошуємо, що наразі, згідно Особливостей (за постановою КМУ №1178), Запит пропозицій постачальників не має ні нижнього ні верхнього обмеження щодо вартості закупівлі, тобто закупівлю за  ЗПП (ЗЦП) дозволяється провести як на десятки-сотні мільйонів, так і на умовні тисячу гривень.

  Також звертаємо увагу замовників, що закупівлі, проведені через Prozorro Market не підлягають оскарженню в Антимонопольному комітеті України та не перевіряються органами Держаудитслужби. Такі широкі можливості електронного каталогу формують численні переваги для учасників закупівель, а тому можна з упевненістю сказати, що Prozorro Market сьогоднi, це:

• Швидка закупівля: в залежності від швидкості взаємодії замовника та постачальника, пряму закупівлю можна провести навіть за 3 дні, а ЗПП в середньому за 10 днів, до того ж на Prozorro Market відсутні моніторинги та перевірки;

• Вигідна закупівля: за рахунок високої конкуренції на ЗПП, при грамотному розрахунку очікуваної вартості, є можливість отримати значну економію (часто 7-8 і більше постачальників на закупівлю дають більш ніж вдвічі вищу конкуренція ніж на відкритих торгах);

• Зручна закупівля: адже учасники не готують жодну тендерну документацію, замовник в пару кліків оголошує закупівлю, а кваліфікований учасник, маючи відповідний товар, погоджується взяти участь;

• Безпечна закупівля: замовнику немає необхідності перевіряти постачальників, адже за якість кваліфікованих постачальників відповідає ЦЗО.

Якими НПА регулюється визначення очікуваної вартості предмета закупівлі?

На період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, планування закупівель здійснюється на підставі наявної потреби або у разі планової потреби наступного року (планових потреб наступних періодів) товарів, робіт і послуг.

Запланована закупівля, незалежно від її вартості, включається до річного плану закупівель замовника відповідно до статті 4 Закону. Законодавство у сфері закупівель регламентує принципи, відповідно яких здійснюються закупівлі. Один з них — принцип максимальної економії, ефективності та пропорційності.

Процес та особливості визначення очікуваної вартості предмета закупівлі регулюється наказом Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України від 18.02.2020 № 275, яким затверджена Примірна методика визначення очікуваної вартості предмета закупівлі (далі – Методика).

Однак враховуючи, що Методика є примірною, її застосування є правом замовника, але не обов’язком.

Ціноутворення предметів закупівель

Очікувану вартість закупівлі формують з огляду на особливості ціноутворення окремих предметів закупівель. Суб’єкти господарювання використовують у своїй діяльності вільні та державні регульовані ціни. Вільні ціни визначають на всі види продукції (робіт, послуг), окрім тих, на які встановлено державні регульовані ціни. Їх формують з урахуванням, зокрема:

• етапів життєвого циклу продукту;

• новизни товару;

• комбінації ціни та якості продукту;

  структури ринку й місця підприємства на ринку;

• конкурентоспроможності товару.

  Державні регульовані ціни запроваджують КМУ, органи виконавчої влади, державні колегіальні органи та органи місцевого самоврядування відповідно до їх повноважень у встановленому законодавством порядку.

Методика визначення очікуваної вартості предмета закупівлі

Ця методика застосовується для визначення замовником очікуваної вартості предмета закупівлі товарів, робіт та послуг, закупівля яких здійснюється відповідно до положень Закону України "Про публічні закупівлі" (зі змінами) (далі – Закон) та має рекомендаційний характер.

Методика описує порядок збору інформації, методи розрахунку очікуваної ціни закупівлі, застосування індексів коригування цін та інфляції, вплив зміни курсу валют при закупівлі товарів. Розрахунок очікуваної вартості здійснюється Замовниками на етапі визначення доцільності та підготовки техніко-економічного обґрунтування можливості закупівлі необхідного предмету закупівлі  з урахуванням детальних технічних вимог, специфікацій, технічних завдань при підготовці відповідної документації для проведення процедури закупівлі та безпосередньо перед оголошенням процедури закупівлі, а також при наданні цінових довідок щодо рівня очікуваної вартості товару.

Основні терміни та поняття при визначенні очікуваної вартості

• Аналогічні (однорідні) товари – товари, які, не будучи ідентичними, мають подібні характеристики і складаються зі схожих компонентів, що дозволяє їм виконувати одні і ті ж функції та (або) бути технічно взаємозамінними. При визначенні аналогічності товарів враховуються їх якість та репутація виробника на ринку.

• Аномально низька/висока ціна – ціна, яка суттєво (на 50% і більше) відрізняється в меншу/більшу сторону від найближчої ціни. Аномальні ціни не входять в ціновий діапазон.

• Відтермінування платежу – перенесення платежу на пізніший термін згідно з умовами договору.

• Графік поставок – терміни та обсяги поставки товарів на склад покупця в період дії договору (з обов’язковим врахуванням сезонності товару та змін кон’юнктури ринку).

• Єдині умови – приведені до порівняльного вигляду умови поставки, оплати, забезпечення виконання контракту, в т.ч. обсяг поставки, супутні послуги, податки та мита, строки поставки товарів, знижки, інші умови, що можуть вплинути на ціну.

• Закупівельні ціни минулих періодів – ціни на товари власних проведених процедур, або укладених угод (договорів, додаткових угод, рахунків-фактур тощо) інших замовників, як вже виконаних, так і діючих.

• Замовник – органи державної влади та інші юридичні особи, які підпадають під визначення замовника відповідно до п. 9 ст. 1 Розділ 1 Закону України «Про публічні закупівлі».

• Ідентичні товари – товари, що мають однакові характерні для них основні ознаки, в т.ч. функціональні, технічні та якісні, а також експлуатаційні та фізичні характеристики. Незначні відмінності у зовнішньому вигляді товарів, які не мають суттєвого значення, можуть не враховуватися.

• Ініціатор закупівлі – будь яка юридична особа, що є розпорядником державних коштів, яка ініціює проведення процедури закупівлі шляхом подання до ЦЗО необхідних документів (перелік документів визначається наказом по ЦЗО).

• Курсова різниця – різниця, яка є наслідком перерахунку однакової кількості одиниць іноземної валюти в національну валюту України при різних валютних курсах в різний момент часу.

• Митні платежі – це платежі, які стягуються митним органом при митному оформленні товарів. В Україні в суму митних платежів входять: ввізне/вивізне мито, податок на додану вартість (ПДВ), акцизні збори, митні збори. Для точного розрахунку митних платежів в Україні необхідно звертатись за консультацією до брокерських фірм (за потребою).

• Моніторинг цін – це дослідження динаміки цін, аналіз і визначення тенденцій інфляційних (дефляційних) процесів ринку відповідного товару.

• Очікувана вартість – розрахункова вартість предмета закупівлі на конкретних умовах поставки із зазначенням інформації про включення до очікуваної вартості податку на додану вартість (ПДВ) та інших податків і зборів.

• Очікувана ціна за одиницю – розрахункова ціна одиниці товару із зазначенням інформації про включення до очікуваної ціни податку на додану вартість (ПДВ), інших податків і зборів, а також доставки товару до замовника.

• Постачальник – будь-яка юридична або фізична особа, що постачає товар замовнику згідно з договором і має відповідні кваліфікацію, ліцензію, дозволи, персонал, виробничу базу, фінансові ресурси, досвід та репутацію.

• Ринкова ціна – ціна, яка встановлюється безпосередньо на реальному ринку під впливом співвідношення попиту і пропозиції, або ціна конкретних угод, які відбулись на вільному ринку під впливом виключно ринкових факторів.

• Сезонні ціни – ціни, що змінюються залежно від періоду року, сезону.

• Технічно складні товари – специфічні вироби, у тому числі прилади, машини, устаткування та інші, які складаються з вузлів, блоків, комплектуючих виробів, виготовляються згідно з конструкторською документацією та/або технічною документацією.

• Товари – продукція, об’єкти будь-якого виду та призначення, у тому числі сировина, вироби, устаткування, технології, предмети у твердому, рідкому і газоподібному стані, а також послуги, пов’язані з постачанням таких товарів, якщо вартість таких послуг не перевищує вартості самих товарів.

• Уніфікований профіль товару – це опис технічних, якісних та експлуатаційних характеристик ідентичних або аналогічних товарів різних виробників однієї товарної групи, з однаковими базовими характеристиками, в межах одного цінового діапазону.

• Ціновий діапазон – це сукупність всіх цін в інтервалі від найменшої до найбільшої на товар або уніфікований профіль товару, яка склалась на ринку і яку покупець готовий заплатити.

• Ціновий запит (запит пропозицій постачальників) – це документ, лист-звернення ЦЗО до учасників ринку з проханням надати свої комерційні пропозиції на зазначений товар.

Які існують ризики під час визначення очікуваної вартості

При визначенні очікуваної вартості є два можливі ризики:

Занижена очікувана вартість – призводить до відсутності інтересу учасників до такої закупівлі, і як наслідок вона може взагалі не відбутися.

Завищена очікувана вартість – може призвести до неефективного та нераціонального використання бюджетних коштів замовника, що не відповідає  принципам, за якими повинна проводитись закупівля, зокрема - максимальна економія та ефективність.

Тож, аби правильно визначити очікувану вартість та провести свою закупівлю успішно та ефективно, радимо замовникам використовувати Примірну методику визначення очікуваної вартості предмета закупівлі, затверджену наказом Мінекономіки від 18.02.2020 № 275, в якій запропоновано кілька методів для коректного визначення очікуваної вартості закупівлі.

У Методиці надано визначення основних термінів та понять, зокрема таких, як:

Очікувана вартість – це розрахункова вартість предмета закупівлі з урахуванням конкретних умов поставки та з зазначенням інформації про включення до очікуваної вартості податку на додану вартість (ПДВ), а також інших податків і зборів.

Очікувана ціна за одиницю – це розрахункова ціна одиниці товару із зазначенням інформації про включення до очікуваної ціни податку на додану вартість (ПДВ), інших податків та зборів, а також з урахуванням доставки товару до замовника.

Алгоритм визначення очікуваної вартості предмета закупівлі

Для визначення очікуваної вартості предмета закупівлі (товару) необхідно пройти наступні етапи:

• Визначити предмет закупівлі відповідно до закупівельного словника ДК 021:2015 та потребу у цьому предметі закупівлі;

• Сформувати опис предмету закупівлі із зазначенням всіх технічних та якісних характеристик, які можуть впливати на ціну (при необхідності погодити з фахівцями, які відповідають за якість продукції);

• Провести аналіз ринку із застосуванням ринкових консультацій, запитів пропозицій постачальників, а також використовуючи загальнодоступну інформацію з відкритих джерел щодо цінової політики на предмет закупівлі;

• Визначити вимоги до умови поставки та оплати (при цьому важливо врахувати нормативно-правові акти, якими врегульована в окремих випадках можливість попередніх оплат);

• Визначити очікувану вартість кожного окремого предмета закупівлі у відповідності до проведених ринкових досліджень.

Унікальність предмета закупівлі при формуванні очікуваної вартості

Є предмети закупівель, очікувану вартість яких формують за умови їх цінності та унікальності. Скажімо: антикваріат, предмети мистецтва. Зазвичай таких закупівель в державному секторі небагато, і їх ціна формується в індивідуальному порядку.

Очікувана вартість і обмеження витрат на закупівлю

На формування очікуваної вартості окремих предметів закупівель впливають встановлені обмеження. Наприклад, які містить постанова КМУ «Про граничні суми витрат на придбання автомобілів, меблів, іншого обладнання та устаткування, мобільних телефонів, комп’ютерів державними органами, а також установами та організаціями, які утримуються за рахунок державного бюджету» від 04.04.2001 № 332.

Передати закупівлю фахівцям ДУ "Професійні закупівлі"

Очевидно, що організація та проведення закупівлі дуже непростий процес, який потребує врахування багатьох деталей та залучення фахівців високого рівня, і правильний алгоритм та підхід до визначення очікуваної вартості це лише один із етапів на шляху, щоб зробити закупівлю дійсно ефективною.

Скрупульозне виважене пропрацювання кожного етапу закупівлі — запорука того, що замовник вчасно отримає потрібний йому товар/послугу в необхідній кількості та належної якості. Щоб закупівля пройшла для вас як замовника ефективно, з урахуванням всіх особливостей та пропозицій ринку, успішно та у важливі для вас терміни, а найголовніше, щоб по завершенню ви отримали саме той предмет закупівлі, який вам дійсно потрібен, то найкращий варіант — офіційно передати закупівлю до ДУ “Професійні закупівлі” згідно з постановою КМУ №1216.

Метод порівняння ринкових цін

Основним методом визначення очікуваної вартості предмету закупівлі для товарів широкого вжитку, є метод порівняння ринкових цін.

Метод порівняння ринкових цін – це метод визначення очікуваної вартості товару, який використовує дані ринку, а саме загальнодоступну відкриту цінову інформацію та інформацію з отриманих і прайс-листів і комерційних пропозицій на момент дослідження ринку.

Точність одержаних розрахунків очікуваної вартості напряму залежить від достовірності цінової інформації, що використовується.

Порядок отримання цінової інформації щодо товарів

Здійснити пошук, збір та аналіз загальнодоступної цінової інформації, до якої відноситься в тому числі:

• Інформація про ціни товарів, що міститься в Інтернет-мережі у відкритому доступі, в т.ч. на сайтах виробників та/або постачальників відповідної продукції, спеціалізованих торгівельних майданчиках, в електронних каталогах, рекламі, прайс-листах, в системі електронних закупівель Prozorro та на аналогічних торговельних електронних майданчиках;

• Довідкові ціни на товари, що публікуються в спеціалізованих виданнях, які випускаються в друкованій та електронній формі або розміщуються в мережі Інтернет (в разі їх наявності);

• Біржові котирування світових, регіональних, місцевих та профільних бірж (в разі біржового товару);

• Дані спеціалізованих інформаційно аналітичних видань;

• Дані офіційних статистичних видань, в т.ч. іноземних.

• Передбачити коригуючі значення, що враховують інші чинники (як от сезонні коливання цін на певні предмети закупівлі).

Направити не менше 3-х письмових комерційних запитів щодо цін виробникам, офіційним постачальникам конкретного товару, дилерам, представникам чи надавачам послуг.

Комерційні запити краще першочергово направляти виробникам товарів та лідерам ринку. Комерційні запити повинні містити інформацію щодо повної характеристики товару (марка, креслення, розмір, ДСТУ, ГОСТ, технічні умови, тип, сорт, категорія, артикул, ємність, густина, тип упаковки (тара), а також рік випуску для техніки та обладнання), необхідної кількості, графік поставок, умов постачання, умов оплати та систему надання знижок, гарантійний термін тощо. Зазначати, що збір інформації не тягне за собою ніяких зобов’язань замовника.

Якість товару повинна відповідати діючим нормативним документам та документам на виготовлення. В разі використання уніфікованих профілів товарів запити робити як по профілям так і по конкретним товарам, які входять в профіль. До того ж краще замовникам для більш достовірного визначення очікуваної вартості саме вашої закупівлі брати цінову інформацію у джерелах свого регіону, оскільки саме зараз ціни в регіонах можуть суттєво різнитися під впливом таких факторів, як близькість до зони бойових дій, порушення логістичних ланцюжків та інших особливостей, притаманних умовам воєнного стану.

Після отримання певного цінового масиву всі ціни необхідно привести до єдиних умов, враховуючи умови поставки, умови оплати тощо. Всю інформацію, отриману з Інтернет-мережі або в електронній переписці радимо зберігати у вигляді скріншотів на випадок необхідності підтвердження правильності визначення очікуваної вартості закупівлі при перевірці або моніторингу закупівлі.

Як розрахувати очікувану вартість методом порівняння ринкових цін

Для розрахунку очікуваної вартості методом порівняння ринкових цін необхідно:

• Привести всі ціни, отримані з вищезазначених джерел інформації, до єдиних умов, в т.ч. валюти, умов поставки, умов оплати тощо.

• З масиву цінових даних (повинно бути щонайменше 3 ціни) відкинути за необхідності аномально низьку і аномально високу ціни, які об’єктивно випадають з діапазону. В разі якщо після відкидання аномальних цін залишилось менше 3 цінових пропозицій переходимо до другого методу – Методу розрахунку очікуваної вартості на підставі закупівельних цін минулих періодів.

• Визначити очікувану ціну за одиницю товару, як середньоарифметичне значення масиву отриманих даних.

Цод = (Ц1 + … + Цк)/К

де:

Цод – очікувана ціна за одиницю товару;

Ц1, Цк – ціни отримані з відкритих джерел інформації;

К – кількість цін отриманих з відкритих джерел інформації.

• Очікувану вартість предмету закупівлі визначити, як добуток очікуваної ціни за одиницю товару на кількість товару за такою формулою:

ОВмрц = Цод × V

де:

ОВмрц – очікувана вартість за методом ринкових цін;

Цод – очікувана ціна за одиницю товару;

V – кількість (обсяг) товару, що закуповується.

Приклади розрахунку очікуваної вартості методом порівняння ринкових цін

• Розрахунок очікуваної вартості на конкретний товар.

Отримано 2 комерційні пропозиції та знайдено в інтернеті 3 актуальних ціни з прайс-листів постачальників.

Отриманий масив цін: